Bilgisayarla çalışan hemen hemen herkes neden Excel'i bilmeli?

Excel, dünyada en yaygın kullanılan bilgisayar programlarından biridir. Okul öğrencilerinden büyük şirketlerin sahiplerine kadar neredeyse tüm kullanıcılar tarafından bilinir ve kullanılır.

Ancak, çoğu kullanıcı yalnızca temel Excel bilgisine sahiptir ve onu tam potansiyeliyle kullanamıyor.

Excel neden kullanılmalı?

Tablolarla çalışmanıza izin veren onlarca program var. Bunlar arasında ücretli ve ücretsiz, basit ve karmaşık, bulut ve masaüstü olanlar bulunmaktadır. Ancak Excel hala rekabet dışıdır: İş dünyasında en sık kullanılan programlardan biridir.

Rakiplerin sahip olmadığı ana avantajları (tümü veya çoğu) listeliyoruz:

Bulut, akıllı telefon veya masaüstü. Excel tablolarıyla hem bulutta (ücretsiz, oturum gerektirmeden, bir tarayıcı aracılığıyla) hem de bir bilgisayarda veya telefonda çalışabilirsiniz.

Bir sürü hücre. 2022'de bir Excel sayfasının maksimum boyutu bir milyondan fazla satır ve 16.000'den fazla sütundur. Kıyaslama için: LibreOffice Calc'de maksimum Google E-Tablolar 5 milyon hücredir (yani yaklaşık 3 kat daha az), 1 milyon satır ve 1024 sütun. Sonuç: Bir Excel tablosuna rakip programlardan daha fazla bilgi koyabilirsiniz.

Bir sürü kısayol tuşu. Excel'in hemen hemen her görev için kısayol tuşları vardır. Bu, yalnızca tuşları kullanarak fareye bile dokunmadan tablolarla hızlı bir şekilde çalışmanıza olanak tanır.

Diğer uygulamalarla entegrasyon. Bir Excel tablosu, bir Word, MS Project, Power BI belgesine kolayca eklenebilir.

Eklentiler var. Excel'in temel özellikleri yeterli değilse, genişletilebilir. Bunu yapmak için, ayrı olarak yüklenen eklentiler vardır. Örneğin, kolayca güzel infografikler oluşturmak için, bir Wikipedia yardım tablosuna bağlanmak için, birden çok tabloyla çalışmayı basitleştirmek için (kopyaları temizleme, karmaşık filtreler, sıralama, birleştirme) eklentiler vardır.

Pivot tablolar. Bu, özellikle büyük veriyle çalışırken yararlı olan hızlı analiz için bir araçtır. Çoğu zaman finansal performansı analiz etmek için kullanılır. Örneğin, bir şirketin on binlerce satırlık üç aylık sipariş raporu vardır. Sipariş tarihini, mağazayı (adresi), ürünün adını ve nihai tutarı içerir. Pivot tabloda, hangi mağazanın daha fazla kâr getirdiğini, hangi günlerde maksimum ve minimum kar elde edildiğini, hangi ürünün daha sık satın alındığını kısaca görebilirsiniz.

Görselleştirme. Raporları, sütunlar ve sayı satırları şeklinde değil, etkileşimli olarak mini grafikler, çizelgeler, grafikler, zaman çizelgeleri, sıcaklık ölçekleri, haritalar ve diyagramlar şeklinde algılamak daha kolaydır. Örneğin, şirketin gelirinin yıl içinde nasıl değiştiğini bilmeniz gerekiyorsa, bunu bir çizelge veya grafik üzerinde algılamanız daha kolaydır. Excel'in temel özellikleri arasında çeşitli infografik türlerinin oluşturulması yer alır.

Otomasyon. Excel'de yinelenen bir görev gerçekleştirmeniz gerekiyorsa, bu eylemi otomatikleştiren bir makro oluşturabilirsiniz. Bunun için programlama dillerini öğrenmek gerekli değildir: Eylem sırasını yazmak yeterlidir. Ayrıca makro, yalnızca Excel'i değil, diğer MS Office uygulamalarını da kullanabilir. Örneğin, bir tabloyu yeni verilerle güncellemek ve belgeyi Outlook aracılığıyla göndermek.

Formüller. Belirtilen hücrelerden veri alarak değerleri otomatik olarak hesaplamanızı sağlar. Örneğin, ayın her günü için mağazanın gelirini toplamak ve toplam tutarı bir hücrede görüntülemek. Ve sonra toplam giderleri ondan çıkarmak ve kârı görmek.

Hangi çalışanların Excel'i bilmesi gerekiyor?

Özetlemek gerekirse: Veri dizileriyle çalışan herkes. Örneğin:

• Yönetim ve sekreterler;
• Muhasebe, ofis işleri, İK;
• Lojistik, depolama departmanları;
• Satış ve satış sonrası departmanlar.

…ve iş dışında başka nerelerde kullanılabilir?

Excel'i bilmek, genel bilgisayar okuryazarlığının bir parçası olarak kişisel kullanım için de yararlıdır:

• Kişisel bir bütçe tutma için: Gelirleri, giderleri, yatırımlardan elde edilen karı, kredilerin geri ödenmesini saymak;
• Farklı dönemler için bir görev listesi içeren bir program tutmak (örneğin, bir yıl için bir takvim oluşturmak ve buna bir ay, bir hafta ve bir gün için görevler eklemek veya ev işleri için bir program yapmak);
• Planlama, örneğin, bir yıl boyunca İngilizce eğitimi için bir plan yapmak veya bir iş kurmayı planlamak veya bir ev inşa etme aşamaları veya sadece bir alışveriş listesi;
• Kişisel bir günlük tutmak (bu, metin editörlerinde de yapılır, ancak tabloyu yapılandırmak daha uygundur);
• Not almak (Excel, yapılandırılması gereken sık notlar için uygundur, nadir ve küçük notlar için bir metin düzenleyici de uygundur);
• İlginizi çeken bilgileri, örneğin, açıklamalar ve bağlantılarla birlikte okumak istediğiniz kitapların bir listesini saklamak.

Excel iş için tam olarak ne işe yarar?

Geliştirme kolaylığı. Excel, bilgisayar bilimi derslerinde öğretilir ve kendisi için kullanılır, bu nedenle, en azından temel düzeyde, tüm bilgisayar kullanıcıları bunu bilir. Uygulamanın ek özelliklerini zaten bilen bir çalışana öğretmek, başka bir programı sıfırdan öğrenmekten daha kolaydır.

Dünya çapında yaygın olması. Bu, veri alışverişinde herhangi bir sorun olmayacağı anlamına gelir: Başka bir kullanıcıya bir Excel dosyası gönderirseniz, Excel muhtemelen ona da yüklendiğinden dosyayı açar. İkinci detay: Herhangi bir sorunun cevabını hem kendi başınıza (örneğin Google veya Youtube üzerinden) hem de sitelerde sorununuzu soru cevaplarla anlatarak bulmak kolaydır.

Destek ve geliştirme. Microsoft, Excel'i desteklemeye, işlevselliği geliştirmeye ve yeni özellikler eklemeye devam ediyor. Tüm programlar böyle değildir. Uzun vadede, bu büyük bir sorundur: Bir şirket bir uygulamaya “bağlıysa” ama o artık desteklenmiyorsa, başka birine geçmek zorunda kalacaktır: Satın alma işlemi için para harcamak, çalışanları yeniden eğitmek, bilgileri başka bir uygulamaya çevirmek.

Uygun Fiyat. Bazı ofis programlarına kıyasla Excel daha ucuzdur. Ayrıca fiyatının daha da düşük olduğu bir paket (Microsoft Office) olarak satılmaktadır.

Birden fazla uygulamayı bir tanesiyle değiştirmek. Bir Excel, veritabanları, planlama, görselleştirme, analiz ve tahmin ile çalışan programların yerini alabilir. Küçük hacimli işler için muhasebe ve İK'da geçerlidir. Örneğin, bir Excel tablosunda, her birinden geliri olan bir müşteri veritabanını tutabilir, bir sipariş çizelgesi planlayabilir, farklı dönemler için (gün, hafta, ay, yıl) kâr hesaplayabilir, maaşları hesaplayabilir ve personel çalışma saatlerinin kayıtlarını tutabilirsiniz.

İşverenin ilgisini çekmek için Excel'de bilmeniz gerekenler nelerdir?

Raporlar ve veri işleme ile ilgili herhangi bir pozisyonu için bir özgeçmişte, Excel bilgi maddesi her zaman bir artı olacaktır. Ancak hücrelere sadece sayı veya kelime ekleyebilmek yeterli değildir.

Bir çalışan olarak değerinizi artırmak için aşağıdakileri uygulayabilmeniz gerekir:

• Formüller (hem yerleşik hem de kendinizinkini oluşturmak);
• Makrolar;
• Görselleştirme.

İleri Excel işlevlerinden en çok bu işlev kullanılır.

Excel'i hızlı bir şekilde nereden öğrenebilirim?

Excel için o kadar çok öğrenme materyali var ki, çeşitlilik arasından seçim yapmak zor. Ancak kurslarda bunu öğrenmek daha verimlidir: Güncel bilgiler içerirler. Bu yararlıdır çünkü eski programlar, güncellemelerden sonra ortaya çıkan bazı yeni program özellikleri hakkında bilgi sahibi olmayabilir..

Çeşitli BT eğitimleri onli̇ne excel olan bir site olan Laba Türkiye üzerinden Excel'i online olarak öğrenebilirsiniz. Her ders eklenmeden önce dikkatlice kontrol edilir: Yeterince bilgilendirici oldu mu, bilgiler iyi sunuldu mu? Bu sayede, kullanıcılar yalnızca iyi programların kısa bir listesini alırlar.